Huế, 31/10/2014 Trang chủ 
 GIỚI THIỆU CƠ QUAN
Quá trình hình thành và phát triển
Chức năng, nhiệm vụ
Tổ chức bộ máy
Tổ chức tư vấn
Tổ chức Đảng, Đoàn thể
 HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ
Quy chế làm việc/STCL
Mục tiêu chất lượng
Quy định, quy trình hệ thống
Q.trình UBND tỉnh
Q.trình Văn phòng UBND tỉnh
 ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
Phòng Tổng hợp
Phòng Kinh tế
Phòng Đầu tư Xây dựng
Phòng Văn hóa Xã hội
Phòng Nội chính
Phòng Hành chính - Tổ chức
Phòng Quản trị - Tài vụ
Trung tâm Tin học Hành chính
Cổng thông tin điện tử
Trung tâm Xúc tiến và Hỗ trợ đầu tư tỉnh
Ban Tiếp Công dân
 THÔNG TIN TRUY CẬP
 Số lượt truy cập: 10724
 Số người đang truy cập: 31
 LIÊN KẾT NHANH
 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO
Các quy trình
Quy trình Mua sắm tài sản - văn phòng phẩm
 

I. MỤC ĐÍCH:

 - Nhằm kiểm soát hoạt động các nhà cung ứng vật tư văn phòng phẩm(VPP) và tài sản cố định (TSCĐ).

 - Quy trình này nhằm đưa ra những nguyên tắc  bảo đảm vật tư văn phòng phẩm và tài sản  khi mua về đạt chất lượng cao, giá cả hợp lý và thời gian giao hàng đáp ứng yêu cầu của người sử dụng.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG:

- Áp dụng đối với quy trình mua sắm  tài sản (theo kế hoạch đầu năm; đột xuất, dự án) và văn phòng phẩm ( theo kế hoạch đầu năm, đột xuất).

- Không áp dụng đối với các loại tài sản thuộc vật rẻ tiền mau hỏng; văn phòng phẩm có giá trị dưới 10.000đ

III. CƠ SỞ PHÁP LÝ - TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Căn cứ các Quyết định  của Thủ Tướng Chính phủ  ban hành về "Quy chế quản lý, sử dụng, sửa chữa, mua sắm và xử lý tài sản Nhà nước trong các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp"  .

 - Căn cứ Quyết định UBND tỉnh Thừa Thiên Huế về việc ban hành "Quy chế quản lý, sử dụng, sửa chữa, mua sắm và xử lý tài sản Nhà nước trong các cơ quan đơn vị hành chính sự nghiệp  thuộc tỉnh Thừa Thiên Huế."

- Căn cứ Quyết định của Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế ban hành  "Quy địnhvề việc mua sắm, sửa chữa , quản lý, sử dụng và xử lý tài sản Nhà nước tại Văn phòng UBND tỉnh".

IV. ĐỊNH NGHĨA:

P. QT-TV:    Phòng Quản trị Tài vụ                 LĐVP:   Lãnh đạo Văn phòng

Các đơn vị: Phòng, Trung tâm, Đội xe            PD        :           Phê duyệt

CBKT:       Cán bộ kỹ thuật                           NCC     :           Nhà cung cấp

KTCL :       Kiểm tra chất lượng                    TSCĐ:       Tài sản cố định

VPP:          Văn phòng phẩm                                    L/C       :           Thư tín dụng

V. NỘI DUNG

1. Lưu đồ: (theo file đính kèm)

2. Mô tả:

a) Mua sắm tài sản và văn phòng phẩm:

- Căn cứ nhu cầu sử dụng thực tế, định kỳ vào ngày 25/10 của năm kế hoạch các Phòng, Trung tâm, Đội xe lập kế hoạch mua sắm tài sản và văn phòng phẩm cho năm thực hiện theo biểu mẫu BM 740- 01/QT gởi phòng Quản trị -Tài vụ. Trường hợp mua sắm đột xuất không có trong kế hoạch các đơn vị lập theo biểu mẫu BM 740- 02/QT.

 (Do  kế toán thanh toán thuộc bộ phận kế toán  chịu trách nhiệm tiếp nhận).

- Phòng Quản trị Tài vụ căn cứ vào kế hoạch gởi lên của các đơn vị, lập kế hoạch tổng hợp nhu cầu mua sắm tài sản, văn phòng phẩm của  cả cơ quan theo biểu mẫu BM 740-03/QT (từ 28-30/10) hoặc tổng hợp phiếu đề nghị mua đột xuất trình Lãnh đạo Văn phòng phê duyệt (02 ngày kể từ ngày nhận) (do kế toán thanh toán thuộc bộ phận kế toán  tổng hợp và trình Kế tóan trưởng kiểm soát).

- Chánh Văn phòng phê duyệt kế hoạch mua sắm tài sản,VPP của năm thực hiện (thời gian 3 ngày).

+ Trường hợp có hạng mục không được phê duyệt cho mua thì Phòng QTTV (kế toán thanh toán thuộc bộ phận kế toán) sẽ thông báo lại cho các đơn vị biết (01 ngày kể từ ngày  biết kết quả ) theo BM 740-04/QT.

+ Trường hợp kế hoạch được phê duyệt thì tiến hành lập dự tóan kinh phí mua sắm tài sản, VPP đưa vào hạn mức kinh phí hàng năm theo biểu mẫu dự tóan của Bộ Tài chính (do kế toán thanh toán thuộc bộ phận kế toán có trách nhiệm thực hiện và Kế tóan trưởng kiểm soát).

- Căn cứ vào  danh sách các  nhà cung cấp tài sản, VPP đã được Chánh Văn phòng phê duyệt, Phòng QTTV  (Kế toán trưởng) dựa vào các tiêu chuẩn áp dụng cho nhà cung cấp: Chất lượng hàng hóa; giá cả; thời gian và năng lực, đề xuất với Lãnh đạo lựa chọn nhà cung cấp có đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của cơ quan, để tiến hành thủ tục ký kết hợp đồng.

Tất cả các nhà cung cấp đã có quan hệ lâu dài từ trước cho đến thời điểm ban hành qui trình này đều  được coi có  đủ năng lực theo yêu cầu của cơ quan, do đó không phải tiến hành đánh giá ban đầu mà chỉ đưa vào danh sách nhà cung cấp do Lãnh đạo duyệt.

* Nếu là nhà cung cấp mới chưa có tên trong danh sách, trình tự đánh giá như sau:

+ Cán bộ mua hàng thu thập thông tin về nhà cung cấp (nhân viên phụ trách sửa chữa nhỏ và cung ứng hàng hóa thuộc bộ phận Quản trị).

+ Phân tích, đánh giá các nhà cung cấp theo các yêu cầu riêng cho từng sản phẩm hoặc từng nhóm  sản phẩm cụ thể (BM 740-05/QT).

* Tiêu chí chấp nhận: đáp ứng được các yêu cầu về Chất lượng hàng hóa; giá cả; thời gian và năng lực cung cấp.

+ Trưởng phòng Quản trị Tài vụ phê duyệt phiếu đánh giá nhà cung cấp.

+ Đưa vào danh sách nhà cung cấp (BM740-06/QT), trình Chánh Văn phòng phê duyệt

+ Mở sổ theo dõi nhà cung cấp (BM740-07/QT).

Phòng Quản trị Tài vụ tiến hành đàm phán, soạn thảo hợp đồng mua (theo mẫu của cơ quan hoặc của nhà cung cấp). Trong trường hợp gọi điện thoại, phải ghi vào Sổ mua hàng qua điện thoại (BM740-07/QT).

- Sau khi thống nhất các điều khoản của hợp đồng, Trưởng phòng QTTV  trình Lãnh đạo ký hợp đồng.

+ Đối với các nhà cung cấp trong nước, hợp đồng phải được ký trực tiếp.

+ Đối với các nhà cung cấp nước ngoài, hợp đồng ký qua Fax được chấp nhận.

Trường hợp mua sắn tài sản thuộc các dự án, phòng QTTV phối hợp với các đơn vị liên quan soạn thảo kế hoạch đấu thầu, chỉ định thầu, chào hàng cạnh tranh và tổ chức bán hồ sơ thầu; mỡ thầu; xét thầu theo đúng trình tự quy định của luật đấu thầu. (áp dụng theo mẫu chung của Bộ tài chính quy định).

Khi có kết quả xét thầu tổ tư vấn sọan thảo tờ trình gởi Lãnh đạo xin phê duyệt kết quả trúng thầu. Khi có kết quả phê duyệt trúng thầu, tổ tư vấn thông báo cho nhà thầu để tiến hành thủ tục ký hợp đồng mua bán.

- Căn cứ hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã ký, Trưởng phòng Quản trị - Tài vụ giao trách nhiệm cho nhân viên phụ trách sửa chữa nhỏ và cung ứng hàng hóa thuộc bộ phận quản trị tiến hành thực hiện việc mua hàng.

Kết quả việc thực hiện được cập nhật vào sổ theo dõi nhà cung cấp (BM 740- 07/QT) do kế tóan thanh toán thuộc bộ phận kế toán thực hiện.

- Trong quá trình mua hàng có thể xảy ra 2 trường hợp:

+ Nếu mua hàng nhập khẩu, Trưởng Phòng Quản trị Tài vụ có trách nhiệm phối hợp bên ngoài mở L/C.

+ Nếu mua hàng trong nước làm phiếu chuyển tiền tạm ứng (căn cứ theo điều khoản hợp đồng đã ký).

- Kế toán thông báo cho bộ phận Quản trị theo dõi khi hàng về đến cơ quan, phối hợp với thủ kho tiến hành kiểm tra thực tế về số lượng, chất lượng chủng loại tài sản, VPP nhập và làm thủ tục nhập kho.

- Nhân viên sửa chữa và cung ứng hàng hóa  thuộc bộ phận Quản trị có trách nhiệm cùng với kế toán thanh tóan, thủ kho kiểm tra chất lượng, chủng loại tài sản, VPP mua về theo đúng hợp đồng đã ký; làm thủ tục nghiệm thu và thanh lý hợp đồng.

 Kết quả thông báo cho Trưởng phòng Quản trị Tài vụ để theo dõi và cập nhật vào Sổ theo dõi nhà cung cấp (BM740-07/QT). Khi nhà cung cấp không tuân thủ đúng cam kết trong hợp đồng, phải báo Trưởng phòng Quản trị Tài vụ hoặc Lãnh đạo Văn phòng để giải quyết (theo mẫu BM 740-08/QT).Thời gian thực hiện 01 ngày kể từ khi hàng về đến cơ quan.

Trường hợp vật tư không đạt yêu cầu, Trưởng phòng Quản trị Tài vụ thông báo cho nhà cung cấp và cùng tìm kiếm biện pháp giải quyết (theo biểu mẫu BM 740- 09/QT), thời gian  thực hiện 1 ngày.

- Hàng hóa nhập về đầy đủ thủ tục và đúng quy định, thủ kho làm thủ tục nhập kho, vào thẻ kho để theo dõi (thẻ kho sẽ được mỡ riêng cho từng loại)

* Lưu ý:

+ Trường hợp mua đột xuất tài sản, VPP (không nằm trong kế hoạch được duyệt):

Sau khi bộ phận kế tóan nhận được phiếu đề nghị của các đơn vị, kế tóan kiểm tra lại nội dung các mặt hàng yêu cầu nếu trường hợp hàng có sẳn trong kho thì kế tóan làm thủ tục xuất kho ngay cho người sử dụng. Trường hợp hàng không có trong kho thì sẽ tiến hành các thủ tục mua bán như quy trình, nhưng thời gian tối đa từ khi nhận phiếu đề nghị được lãnh đạo phê duyệt cho đến khi giao hàng không quá ba (03) ngày đối với các loại hàng có sẳn trên thì trường.

+ Đối với việc mua sắm tài sản, VPP theo kế hoạch được duyệt, Bộ phận kế toán sẽ phối hợp với bộ phận quản trị xây dựng kế hoạch thực hiện (BM 740-10/QT) tiến hành mua và cấp phát theo quý (căn cứ vào dự toán kinh phí phân bổ đầu năm để lên kế hoạch mua phù hợp). 

b) Theo dõi nhà cung cấp:

Vào cuối quý IV hàng năm, phòng QTTV  tiến hành đánh giá lại nhà cung cấp, báo cáo Lãnh đạo về việc tiếp tục duy trì hoặc loại bỏ nhà cung cấp ra khỏi danh sách.

* Tiêu chí loại bỏ:

+ Chất lượng không tốt: Vi phạm từ 02 lần trở lên  trong 1 năm

+ Cung cấp thiếu số lượng: Vi phạm từ 02 lần trở lên trong 1 năm

+ Tiến độ chậm, giao hàng không đúng ngày: Vi phạm từ 03 lần trở lên  trong 1 năm.

VI. LƯU TRỮ:

- Phòng QTTV lưu trữ hồ sơ mua hàng trong thời gian 1 năm bao gồm:

   + Kế hoạch mua TS - VPP và các nhu cầu mua khác

   + Hợp đồng và phụ lục hợp đồng (nếu có)

   + Các đơn thư chào hàng

   + Thư từ giao dịch trong quá trình đàm phán

   + Hồ sơ đấu thầu.

- Sau thời gian 1 năm Phòng QTTV chuyển tất cả các thủ tục mua sắm TS - VPP cho Trung tâm Lưu trữ theo hệ thống lưu giữ hồ sơ  kế toán năm .

VII. PHỤ LỤC:

Danh mục các biểu mẫu sử dụng:

- Mẫu số 1: Kế hoạch mua sắm tài sản và Văn phòng phẩm,          Mã số: BM 740-01/QT

                                                                                        .

- Mẫu số 2: Phiếu đề nghị mua sắm,                                     Mã số: BM 740-02/QT.

- Mẫu số 3: Tổng hợp kế hoạch mua sắm tài sản và Văn phòng phẩm,

                                                                                          Mã số: BM 740-03/QT.

- Mẫu số 4: Phiếu báo từ chối,                                              Mã số: BM 740-04/QT.

- Mẫu số 5: Phiếu đánh giá nhà cung cấp,                              Mã số: BM 740-05/QT.

- Mẫu số 6: Danh sách các nhà cung cấp,                             Mã số: BM 740-06/QT.

- Mẫu số 7: Sổ theo dõi thực hiện của nhà cung cấp, Mã số: BM 740-07/QT.

- Mẫu số 8: Biên bản kiểm tra đánh giá chất lượng hàng hóa (TS-VPP),

                                                                                          Mã số: BM 740-08/QT.

- Mẫu số 9: Biên bản vi phạm chất lượng hàng hóa (TS-VPP),

                                                                                          Mã số: BM 740-09/QT.

- Mẫu số 10: Kế hoạch thực hiện mua sắm tài sản và Văn phòng phẩm,

                                                                                          Mã số: BM 740-10/QT

File đính kèm: Quy trình Mua sắm tài sản - văn phòng phẩm

http://ketluan48.thuathienhue.gov.vn/
http://vbpl.thuathienhue.gov.vn/calendar/index.asp
http://tthc.thuathienhue.gov.vn/
http://tthc.thuathienhue.gov.vn/?sel=doc
http://vbpl.thuathienhue.gov.vn/dauthau/default.asp
http://thuathienhue.gov.vn/host_temp/thutuc/
http://tthc.thuathienhue.gov.vn/default.asp?sel=petition
http://gopy.thuathienhue.gov.vn/hopthu.note.asp