Huế, 25/10/2014 Trang chủ 
 GIỚI THIỆU CƠ QUAN
Quá trình hình thành và phát triển
Chức năng, nhiệm vụ
Tổ chức bộ máy
Tổ chức tư vấn
Tổ chức Đảng, Đoàn thể
 HỆ THỐNG VĂN BẢN QUẢN LÝ
Quy chế làm việc/STCL
Mục tiêu chất lượng
Quy định, quy trình hệ thống
Q.trình UBND tỉnh
Q.trình Văn phòng UBND tỉnh
 ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC
Phòng Tổng hợp
Phòng Kinh tế
Phòng Đầu tư Xây dựng
Phòng Văn hóa Xã hội
Phòng Nội chính
Phòng Hành chính - Tổ chức
Phòng Quản trị - Tài vụ
Trung tâm Tin học Hành chính
Cổng thông tin điện tử
Trung tâm Xúc tiến và Hỗ trợ đầu tư tỉnh
Ban Tiếp Công dân
 THÔNG TIN TRUY CẬP
 Số lượt truy cập: 11018
 Số người đang truy cập: 172
 LIÊN KẾT NHANH
 QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO
Các quy trình
Quy trình Tổ chức công tác lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh
 

I. MỤC ĐÍCH

Quy trình này được quy định nhằm mục đích đảm bảo thống nhất thủ tục thu thập, thống kê, chỉnh lý, khai thác, bảo quản và loại huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ hiện hành tại Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế.

II. PHẠM VI ÁP DỤNG

Áp dụng cho cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng UBND tỉnh Thừa Thiên Huế.

III. CƠ SỞ PHÁP LÝ -TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001.

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.

- Quyết định số 1042/1998/QĐ-UB ngày 15 tháng 6 năm 1998 của UBND tỉnh về việc thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế.

- Quyết định số 2522/1998/QĐ-UB ngày 30 tháng 11 năm 1998 của UBND tỉnh về việc ban hành quy chế hoạt động của Trung tâm lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế.

- Quyết định số 1872/2004/QĐ-UB  ngày 14 tháng 6 năm 2004 của UBND tỉnh về việc ban hành quy định công tác lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế.

- Quyết định số 10/QĐ-VPUB ngày 27 tháng 01 năm 2007 của Chánh Văn phòng UBND tỉnh về việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2007 của Văn phòng UBND tỉnh.

- Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ.

- Văn bản số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân.

- Quyết định số 2089/2008/QĐ-UBND ngày 15 tháng 9 năm 2008 của Chủ tịch UBND tỉnh về điều chỉnh và bổ sung các phòng chuyên môn thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

- Tài liệu hướng dẫn phương pháp xây dựng Hệ thống văn bản theo ISO 9000 của Công ty Tư vấn quản lý Quốc tế.

IV. ĐỊNH NGHĨA

1. Định nghĩa

- Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.

- Tài liệu là những văn bản pháp quy về từng mặt nghiệp vụ nhất định gồm những văn bản pháp quy quy định, hướng dẫn hoặc giải thích về pháp luật, về chế độ, chính sách dùng để làm căn cứ ban hành các văn bản của cơ quan, đơn vị.

Các văn bản mang tính hướng dẫn gồm:

 + Các loại văn bản pháp quy

 + Các văn bản quy chế, quy định nội bộ UBND, Văn phòng UBND

 + Các văn bản thuộc hệ thống quản lý chất lượng ISO

- Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

- Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức.

2. Chữ viết tắt

- UBND: Ủy ban nhân dân; CBCCVC: Cán bộ, công chức, viên chức

- LTV   : Lưu trữ viên

V. NỘI DUNG

1. Lưu đồ: (theo file đính kèm)

2. Mô tả

a) Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ, tài liệu:

- Đăng ký danh mục hồ sơ:

 + Vào tháng 12 năm trước, các đơn vị Hành chính, sự nghiệp và Chuyên viên nghiên cứu, tổng hợp dự kiến những hồ sơ mình phải lập trong năm mới (căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao, căn cứ vào chương trình công tác năm tới và căn cứ vào những kinh nghiệm năm qua) để lập Danh mục hồ sơ công việc của đơn vị, cá nhân mình. Đối với các đơn vị hành chính, sự nghiệp dùng biểu mẫu BM751-01/LT; Chuyên viên nghiên cứu, tổng hợp dùng biểu mẫu BM751-02/LT.

+ Danh mục hồ sơ, tài liệu của các đơn vị Hành chính, sự nghiệp được Trưởng đơn vị chuyển cho lưu trữ hiện hành, Trung tâm Lưu trữ tỉnh; riêng chuyên viên nghiên cứu, tổng hợp chuyển trực tiếp cho lưu trữ hiện hành, Trung tâm Lưu trữ tỉnh. Trung tâm sẽ điều chỉnh, tổng hợp và trình Chánh Văn phòng UBND tỉnh phê duyệt theo quy định của Nhà nước.

Danh mục hồ sơ, tài liệu đã được phê duyệt là cơ sở pháp lý để các đơn vị và từng CBCCVC lập hồ sơ công việc hàng năm. Sau khi công việc đã hoàn thành phải giao nộp hồ sơ công việc vào lưu trữ hiện hành tại Trung tâm lưu trữ tỉnh quản lý.

- Hướng dẫn sắp xếp và quản lý hồ sơ, tài liệu tại nơi làm việc của Cán bộ CCVC:

+ Tại các Phòng, Trung tâm, Đội xe phải có sơ đồ mặt bằng hệ thống các tủ và có đánh số theo quy định của mỗi đơn vị.

- Mỗi CBCCVC căn cứ vào Danh mục hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh ban hành để lập sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu của cá nhân, đơn vị mình (Biểu mẫu BM751-03/LT);

- Hồ sơ, tài liệu sắp xếp đúng thứ tự ký hiệu hồ sơ được quy định trong sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu do cá nhân, đơn vị đã lập (Biểu mẫu BM751-03/LT) và lưu trong các bìa hồ sơ. Các bìa hồ sơ được tập hợp và lưu giữ trong các cặp đựng tài liệu. Các cặp đó được sắp xếp tại các tủ hồ sơ, tài liệu đã đánh số và theo thứ tự từ trái sang phải, từ trên xuống dưới.

- Phương pháp sắp xếp hồ sơ, tài liệu trong cặp chứa hồ sơ, tài liệu tùy theo tính chất của từng chuyên môn có thể sắp xếp theo thứ tự thời gian, vần chữ cái, trình tự giải quyết công việc …

- Các cặp đựng tài liệu được thống nhất hình thức nhãn; nội dung nhãn cặp bao gồm có hình Quốc huy; tên cơ quan; tên đơn vị; ký hiệu số hồ sơ.

b) Thu thập, bổ sung kết quả của quá trình thực hiện vào hồ sơ, tài liệu:

- Từng CBCCVC có trách nhiệm lập hồ sơ, tài liệu trong quá trình giải quyết công việc theo quy định.

c) Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành:

- Các đơn vị và CBCCVC trong Văn phòng UBND tỉnh phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ theo thời gian quy định như sau:

Đối với chuyên viên nghiên cứu, tổng hợp có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành 1 tháng/1lần

Đối với các đơn vị hành chính, sự nghiệp có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành trong tháng 01 năm sau, riêng phòng Quản trị-Tài vụ giao nộp vào đầu tháng 02 năm sau.

- Trong quá trình giao nộp, CBCCVC và LTV phụ trách lưu trữ hiện hành lập hai bản Biên bản giao nhận tài liệu (Biểu mẫu BM751-04/LT), mỗi bên giữ một bản.

d) Lập kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành:

- Nội dung này được quy định tại Điều 5 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia quy định thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành.

(Bước này do Lưu trữ hiện hành, Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm)

đ) Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu:

- Nội dung này được quy định tại Điều 10, 11,12 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP.

- Trình tự thực hiện theo Công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.

- Trình tự tiêu hủy tài liệu thực hiện theo công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá trị tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân.

(Bước này do Lưu trữ hiện hành, Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm)

e) Thống kê hồ sơ, tài liệu:

- Nội dung này quy định tại Điều 13 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP.

- Trình tự thực hiện theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác lưu trữ.

(Bước này do Lưu trữ hiện hành, Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm)

g) Bảo quản hồ sơ, tài liệu:

- Nội dung này được quy định tại Điều 14 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP.

- Trình tự thực hiện theo hướng dẫn số 111/NVĐP ngày 04 tháng 04 năm 1995 của Cục Văn thư và lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ.

(Bước này do Lưu trữ hiện hành, Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm)

h) Khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu:

- Nội dung này được quy định tại Điều 18 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP.

- Trình tự thực hiện theo Quy chế tổ chức khai thác và sử dụng hồ sơ lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh.

(Bước này do Lưu trữ hiện hành, Trung tâm Lưu trữ tỉnh chịu trách nhiệm)

VI. LƯU TRỮ

- Hồ sơ các quy trình thực hiện theo đúng quy định của nhà nước.

- Quy định: Hồ sơ công tác nghiệp vụ được lưu trữ theo quy định của Nhà nước, được xác định theo giá trị của tài liệu được bảo quản.

VII. PHỤ LỤC

Danh mục các biểu mẫu sử dụng:

- Mẫu số 1: Danh mục hồ sơ của các đơn vị hành chính, sự nghiệp      Mã số: BM751-01/LT

- Mẫu số 2: Danh mục hồ sơ, tài liệu của các chuyên viên nghiên cứu  Mã số: BM751-02/LT 

- Mẫu số 3: Sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu                                                Mã số: BM751-03/LT

- Mẫu số 4: Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu                                     Mã số: BM751-04/LT

 File đính kèm: Quy trình Tổ chức công tác lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh

http://ketluan48.thuathienhue.gov.vn/
http://vbpl.thuathienhue.gov.vn/calendar/index.asp
http://tthc.thuathienhue.gov.vn/
http://tthc.thuathienhue.gov.vn/?sel=doc
http://vbpl.thuathienhue.gov.vn/dauthau/default.asp
http://thuathienhue.gov.vn/host_temp/thutuc/
http://tthc.thuathienhue.gov.vn/default.asp?sel=petition
http://gopy.thuathienhue.gov.vn/hopthu.note.asp