Thông tin chung

Tên phòng:Phòng Hành chính - Tổ chức - Quản Trị

Điện thoại:0234.3831107

Email:

Website:

Lãnh đạo phòng

Trưởng phòng: Hoàng Thị Mỹ Trang

Thư điện tử: htmtrang.ubnd@thuathienhue.gov.vn

Di động: 0905052052

Điện thoại cơ quan: 0234.3831107

Điện thoại nhà riêng: 0234.3826914

Phó Trưởng phòng: Nguyễn Thị Thanh Thủy

Thư điện tử: nttthuy.ubnd@thuathienhue.gov.vn

Di động: 0914480456

Điện thoại cơ quan: 0234.3831107

Điện thoại nhà riêng: 0234.3821343

Phó Trưởng phòng: Hồ Anh Toản

Thư điện tử: hatoan.ubnd@thuathienhue.gov.vn

Di động: 0932465234

Điện thoại cơ quan: 0234.3822584

Điện thoại nhà riêng: 0234.3837119

Chức năng nhiệm vụ

I. Vị trí và chức năng

1. Phòng Hành chính-Tổ chức-Quản trị là đơn vị chuyên môn, bộ máy giúp việc cho Chánh Văn phòng UBND tỉnh;

2. Phòng Hành chính-Tổ chức-Quản trị với vai trò của văn phòng cơ quan cấp sở, có chức năng giúp Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh quản lý cơ quan về công tác tổ chức cán bộ, văn thư, lưu trữ, hành chính; đảm bảo hậu cần, công tác lễ tân phục vụ hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng UBND tỉnh; phục vụ phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho hoạt động điều hành của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng.

II. Nhiệm vụ và quyền hạn

1. Công tác Tổ chức cán bộ

a) Tổ chức bộ máy và biên chế

- Tham mưu và phối hợp Trưởng các đơn vị xây dựng, rà soát, hoàn chỉnh trình Chánh Văn phòng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh;

- Tham mưu và phối hợp Trưởng các đơn vị trình Chánh Văn phòng xây dựng phân công công việc của công chức, viên chức và người lao động trong Văn phòng;

- Tham mưu và phối hợp Trưởng các đơn vị xây dựng đề án thành lập, kiện toàn, hợp nhất các đơn vị thuộc Văn phòng;

- Tham mưu công tác quản lý sử dụng công chức, viên chức và người lao động tại Văn phòng.

b) Công tác nhân sự: tham mưu Chánh Văn phòng về

- Công tác tuyển dụng, tiếp nhận cán bộ CCVC và người lao động Văn phòng;

- Bổ nhiệm vào ngạch và xếp lương công chức, viên chức và người lao động, công nhận hết tập sự;

 - Bố trí, phân công công tác, tuyển chọn, đề bạt, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, luân chuyển, cách chức, cho thôi giữ chức, đình chỉ chức vụ cán bộ CCVC và người lao động Văn phòng;

- Quản lý hồ sơ cán bộ công chức, viên chức và người lao động thuộc thẩm quyền theo quy định;

- Công tác quy hoạch, bổ sung quy hoạch cán bộ công chức, viên chức và người lao động theo quy định;

- Tham mưu, theo dõi, hướng dẫn và giải quyết thủ tục bổ nhiệm, bổ nhiệm lại các chức danh thuộc thẩm quyền của Chánh Văn phòng; tổ chức công bố quyết định theo quy định;

- Tham mưu và phối hợp Sở Nội vụ triển khai công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại các chức danh thuộc thẩm quyền của UBND tỉnh;

 - Theo dõi chung việc cập nhật vào phần mềm công tác bổ nhiệm, bổ nhiệm lại của CBCCVC Văn phòng.

      

c) Công tác đào tạo bồi dưỡng cán bộ

- Xây dựng, tổ chức theo dõi thực hiện kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ, CCVC hàng năm;

- Tham mưu chính sách và thủ tục giải quyết chế độ liên quan đến đào tạo bồi dưỡng;

- Tham mưu cử cán bộ công chức tham dự các khóa đào tạo nghiệp vụ, thi nâng ngạch, chuyển ngạch;

 - Theo dõi chung việc xây dựng và bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn phòng của các đơn vị được phân công;

 d) Công tác nâng lương định kỳ, nâng lương trước thời hạn

- Tham mưu xây dựng Quy chế nâng bậc lương thường xuyên và trước thời hạn;

- Tham mưu, theo dõi công tác nâng bậc lương thường xuyên và và nâng lương trước thời hạn của CBCCVC Văn phòng;

 đ) Theo dõi và giải quyết các chế độ, chính sách:

- Thực hiện thủ tục, giải quyết chế độ nghỉ hưu; nghỉ phép, ốm đau và chế độ thai sản;

- Chế độ, chính sách khác của CBCCVC và người lao động theo quy định;

- Theo dõi chung việc cập nhật vào phần mềm diễn biến tiền lương của CBCCVC Văn phòng.

e) Công tác thi đua khen thưởng

- Tham mưu, công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật các chức danh của cán bộ công chức, viên chức và người lao động trong Văn phòng;

- Tham mưu xây dựng Quy chế thi đua khen thưởng Văn phòng;

- Theo dõi chung việc cập nhật vào phần mềm thi đua khen thưởng Văn phòng của CBCCVC Văn phòng.

f) Công tác kê khai tài sản

 - Tham mưu, theo dõi về công tác kê khai tài sản Văn phòng theo quy định.

2. Công tác Hành chính

a) Công tác hành chính, cải cách hành chính

- Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng Chương trình công tác (tuần/tháng/năm) của Văn phòng;

- Tham mưu tổ chức giao ban hàng tháng của Lãnh đạo Văn phòng, các cuộc họp định kỳ hoặc đột xuất của Chánh Văn phòng với các đơn vị trực thuộc. Ban hành thông báo kết luận họp giao ban của Lãnh đạo Văn phòng;

- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các đơn vị thực hiện nội dung kết luận các cuộc họp do Lãnh đạo Văn phòng chủ trì.

- Chủ trì xây dựng các báo cáo thuộc trách nhiệm của Chánh Văn phòng theo yêu cầu của UBND tỉnh và các cơ quan chức năng.

- Chủ trì, phối hợp với Phòng Tin học Ứng dụng, Cổng Thông tin điện tử nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác hành chính của Văn phòng UBND tỉnh.

- Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, nghỉ phép, đi học... cho cán bộ, công chức, viên chức Văn phòng.

- Trang cấp thẻ công chức cho CCVC và người lao động trong cơ quan.

- Quản lý, vận hành Bảng trình chiếu điện tử tại tiền sảnh;

- Đảm bảo việc thông báo giờ bắt đầu làm việc và tan nhiệm sở thông qua hình thức báo chuông theo quy định.

- Chủ trì, phối hợp với phòng Tài vụ lập kế hoạch tổ chức hoạt động chào mừng các ngày lễ tết, các dịp kỷ niệm trong năm; treo cờ, khẩu hiệu, trang trí cơ quan ...

- Chủ trì, phối hợp với phòng Tài vụ và Công đoàn Văn phòng tham gia tổ chức phục vụ lễ tang đối với cán bộ cấp cao của Tỉnh và CBCCVC trong Văn phòng theo quy định;

- Phối hợp các đơn vị xây dựng kế hoạch trực, phân công trực cơ quan theo yêu cầu; chịu trách nhiệm bảo quản, quản lý sổ trực theo quy định.

- Phối hợp với Uỷ ban kiểm tra Đảng ủy, Ban Thanh tra nhân dân xây dựng kế hoạch kiểm tra giám sát định kỳ hàng năm tránh chồng chéo, bỏ sót; Tham mưu xử lý các vi phạm pháp luật, nội quy, quy chế cơ quan.

- Phối hợp với các đơn vị xây dựng, rà soát hoàn chỉnh các quy định, quy chế liên quan hoạt động điều hành của Văn phòng trình Chánh Văn phòng phê duyệt;

- Phối hợp với các đơn vị chuẩn bị văn bản góp ý vào dự thảo văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi lấy ý kiến; chuẩn bị các kiến nghị với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc ban hành, sửa đổi, bổ sung văn bản quy phạm pháp luật liên quan;

- Tổ chức phổ biến, hướng dẫn thực hiện các văn bản của trung ương, UBND tỉnh, Văn phòng liên quan đến hoạt động của cơ quan và cán bộ cơ quan;

- Tham mưu công tác cải cách hành chính trong Văn phòng;

- Tham mưu công tác ISO trong Văn phòng, đề xuất danh mục đăng ký cấp chứng nhận và theo dõi việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 trong việc giải quyết các công việc của Văn phòng;

- Tham mưu công tác xây dựng sáng kiến và triển khai thực hiện sáng kiến trong Văn phòng UBND tỉnh;

- Tham mưu tổ chức thực hiện quy chế dân chủ trong hoạt động cơ quan;

- Tham mưu thực hiện công tác phòng chống tham nhũng, lãng phí trong cơ quan.

 

b) Công tác bảo vệ bí mật nhà nước

 - Tham mưu, tổ chức thực hiện và kiểm tra công tác bảo vệ bí mật nhà nước của cán bộ, công chức và các đơn vị trực thuộc Văn phòng;

3. Công tác Văn thư

- Tổ chức tiếp nhận, phân phát văn bản, tài liệu gửi đến UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh; theo dõi và tổng hợp kết quả xử lý văn bản của các chuyên viên và các đơn vị thuộc Văn phòng UBND tỉnh.

- Quản lý và tổ chức việc phát hành các văn bản của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, Chánh Văn phòng UBND tỉnh theo quy định, bảo đảm các văn bản ban hành đúng về hình thức, thể thức văn bản.

- Chủ trì cập nhật văn bản ban hành của Văn phòng UBND tỉnh vào Sổ tay công vụ điện tử Văn phòng; quản lý, cung cấp văn bản điện tử theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh.

- Quản lý việc sử dụng con dấu, ấn chỉ của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của Văn phòng UBND tỉnh.

- Theo dõi, tổng hợp kết quả cập nhật ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh vào phần mềm theo dõi văn bản chỉ đạo, điều hành của chuyên viên.

- Chủ trì, phối hợp với Phòng Tin học Ứng dụng, Cổng Thông tin điện tử nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác quản lý văn thư.  

- Quản lý, tổ chức việc cung cấp báo, tạp chí, bản tin phục vụ công tác của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh và các đơn vị, cá nhân thuộc Văn phòng theo quy định.

- Chịu trách nhiệm in ấn văn bản, tài liệu của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng;

- Chịu trách nhiệm tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ TTHC của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công tỉnh.

4. Công tác Lưu trữ cơ quan

Tham mưu Lãnh đạo Văn phòng về tổ chức thu nhận, quản lý, phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ cơ quan tại Văn phòng UBND tỉnh đảm bảo khoa học, đúng quy trình, quy định;

- Lập kế hoạch, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị, cá nhân thuộc Văn phòng UBND tỉnh lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đảm bảo đúng quy trình, quy định;

- Tổ chức thu nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị, cán bộ công chức, viên chức Văn phòng nộp vào kho lưu trữ cơ quan theo quy định;

- Bố trí kho tàng, bảo quản tài liệu đã thu nhận khoa học, đúng quy định;

- Sắp xếp, phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định;

- Báo cáo tình hình nộp lưu và việc thực hiện chế độ lưu trữ hiện hành tại Văn phòng UBND tỉnh;

- Phối hợp các đơn vị liên quan thực hiện phòng chống lụt bão, phòng chống cháy nổ đảm bảo an toàn tài liệu tại kho lưu trữ;

- Phối hợp với Phòng Tin học Ứng dụng, Cổng Thông tin điện tử nghiên cứu ứng dụng tin học trong quản lý hồ sơ lưu trữ;

5. Công tác Quản trị

- Chịu trách nhiệm mua sắm tài sản cố định, vật tư, thiết bị và công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm, bố trí ăn nghỉ...cho các đồng chí Lãnh đạo khi đi công tác và khách mời của tỉnh và Văn phòng khi có yêu cầu.

- Bố trí ăn nghỉ cho khách đến làm việc với UBND tỉnh và Văn phòng theo đúng quy định; chuẩn bị quà tặng lưu niệm cho các cá nhân, tổ chức theo yêu cầu của Lãnh đạo tỉnh.

- Đảm bảo hậu cần cho các hoạt động của UBND tỉnh, Chủ tịch, các Phó Chủ tịch, Lãnh đạo Văn phòng.

6. Đảm bảo phương tiện đi lại

- Đảm bảo phương tiện đi lại bằng xe ô tô cho các hoạt động của Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND tỉnh và Văn phòng theo đúng quy định.

- Tổ chức phục vụ chu đáo, an toàn các đoàn khách của UBND tỉnh, của Văn phòng.

- Tham mưu phương án huy động, bố trí xe phục vụ các đoàn công tác của Trung ương, của Lãnh đạo tỉnh khi có yêu cầu

- Quản lý xe theo đúng quy định, có trách nhiệm bảo quản giữ gìn xe sạch, đẹp, bảo đảm an toàn tuyệt đối khi đưa xe vào sử dụng, phục vụ với chất lượng cao.

- Thực hiện các thủ tục về bảo hiểm phương tiện đi lại xe ô tô của UBND tỉnh và Văn phòng

- Sử dụng xe đúng mục đích, tiết kiệm nguyên nhiên liệu; nghiêm cấm việc tự ý điều xe, cho mượn xe khi chưa có ý kiến của Lãnh đạo Văn phòng; Trường hợp đột xuất đặc biệt không kịp báo cáo với Lãnh đạo Văn phòng thì do Trưởng phòng quyết định và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng.

- Lập kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ xe ô tô.

- Lập và quản lý lý lịch từng xe, thực hiện chế độ ghi nhật trình hoạt động của từng xe.

7. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh Văn phòng giao.

III. Cơ cấu tổ chức bộ máy

1. Phòng Hành chính - Tổ chức có Trưởng phòng, 3 Phó Trưởng phòng và 06 bộ phận.

Trưởng phòng và Phó Trưởng phòng do Chánh Văn phòng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo quy định.

Các bộ phận gồm:

- Bộ phận Tổ chức cán bộ

- Bộ phận Văn thư, Lưu trữ

- Bộ phận Hành chính

- Bộ phận Quản trị

2. Biên chế: 23

File đính kèm: QĐ số 83/QĐ-VPUB ngày 11/6/2019 về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức và phân công các vị trí công tác của phòng Hành chính - Tổ chức - Quản trị

 

Thông tin cần biết


Hình ảnh hoạt động